19 mai 2022 0

Avec la rĂ©volution du numĂ©rique, il y a quelques annĂ©es de cela, l’e-mail a pris une place prĂ©pondĂ©rante dans la communication client. Pour satisfaire vos contacts, vous devez non seulement prioriser l’empathie et la sincĂ©ritĂ©, mais aussi bâtir une vĂ©ritable relation de confiance avec eux. Mais comment apporter l'humain au digital et ainsi rendre les Ă©changes Ă©crits moins lassants ? Eufonie, centre de contact expert en Gestion Relation Client, vous dit tout.    

Personnalisez vos réponses

C’est bien connu, les boĂ®tes de rĂ©ception inondĂ©es d’e-mails de masse ne plaisent Ă  personne. Vos clients veulent des interlocuteurs capables d’être attentifs Ă  leurs besoins, et non des automates avides de profit.  

En ce sens, il vous faut chercher l’équilibre entre ce qui peut ĂŞtre automatisĂ© et la prise en considĂ©ration de la problĂ©matique du client. Commencez d’abord par maĂ®triser son profil : nom, prĂ©nom, genre et e-mail.  

Vous pouvez user d’e-mails types pour fluidifier vos rĂ©ponses, mais l’interaction humaine doit rester prioritaire. L’agent peut, par exemple, se prĂ©senter brièvement au dĂ©but de l’échange ou mentionner le nom du client. Il s’agit de lui faire comprendre qu’il est Ă©coutĂ© et que ses besoins sont pris en compte. 


Faites preuve de pĂ©dagogie  

Rappelez-vous une chose : le client n’est pas forcĂ©ment un expert. Qu’importe que son problème soit complexe, vous avez l’obligation de lui apporter une solution simple, sans trop de dĂ©tails techniques.  

Pour l’aider au mieux, il vous faut user de la bonne information, sans utiliser de jargon et en veillant Ă  rester le plus clair possible. Si vous prĂ©coniser les termes techniques, le client risque de mal saisir la dĂ©marche et les Ă©changes peuvent prendre davantage de temps.  

Si la réponse à apporter n’est pas une bonne nouvelle, essayez de présenter la situation de manière factuelle sous forme d’excuse avant de proposer une solution. Il est possible, dans le cas d’un retard important de livraison, par exemple, d’avancer un remboursement ou de faire un geste commercial


Signez le mail

Pour optimiser votre communication par e-mail en tant que service client, il est primordial de signer vos Ă©changes. DotĂ©e d’une vraie dimension humaine, la signature vous permet non seulement de mettre en avant votre marque, mais aussi d’établir une relation personnelle avec vos contacts. 

Ainsi, n’hĂ©sitez pas Ă  ajouter une photo Ă  la signature mail : il n’y a rien de mieux pour un effet de proximitĂ© ! De mĂŞme, il est nĂ©cessaire de privilĂ©gier les informations personnalisĂ©es liĂ©es au collaborateur (nom, prĂ©nom, fonction et tĂ©lĂ©phone). Faites attention, cependant, Ă  ne pas surcharger le tout.  

Enfin, vĂ©ritable levier de communication pour faire l’autopromotion de votre entreprise, le design de la signature doit rappeler l’identitĂ© graphique de votre marque (logo, typographie, couleur, etc.). Le pied de mail, quant Ă  lui, vous permet d’insĂ©rer une campagne marketing sans risquer de finir dans les spams.   

Ă€ noter finalement que mĂŞme confrontĂ© Ă  de nombreux mails, le service client doit prĂ©server malgrĂ© tout un cĂ´tĂ© qualitatif au quotidien. Pour vous aider Ă  maintenir une relation authentique avec votre clientèle, Eufonie met Ă  votre disposition une Ă©quipe dynamique et attentive pour ĂŞtre les meilleurs ambassadeurs de votre entreprise. Contactez-nous pour un devis personnalisĂ©. 

https://blog.hubspot.fr/service/mail-service-client

https://www.boostmymail.com/fr/comment-optimiser-la-relation-client-dans-vos-emails/#:~:text=1%2FHumanisez%20la%20relation%20client%20dans%20vos%20emails&text=Ajouter%20une%20photo%20%C3%A0%20la,et%20vers%20votre%20site%20web

https://siecledigital.fr/2020/02/17/comment-optimiser-la-relation-client-dans-vos-emails/

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